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직장생활에서 업무보고는 일상이다.
업무보고는 자신의 업무성과는 물론 업무진행 과정에서의 자신의
능력을 상사와 주위의 동료 그리고 후배사원들에게 과시하는 기회이다.
그런 의미에서 보고의 기술은 직장생활에서 가장 중요한 업무 능력중에
하나라고 할 수 있다. 자신의 업무능력과 성과에 대하여 좋은 평가를
받는 것이 곧 경쟁력이기 때문이다.
그럼에도 많은 직장인들이 보고의 기술이 부족하다.
보고는 타이밍과 보고요령이 핵심이다.
타이밍은 상사가 묻기 전에 한발 앞서 궁금해 하는 사항을 상사에게
알려주는 것이 요체이다.
상사로부터 업무지시를 받으면 업무를 모두 종결하고 결과를
보고하려고 하는 직장인들이 의외로 많다. 그러나 그런 생각은 옳지 않다.
상사는 업무지시를 해놓고 그 업무의 진행사항에 대하여 알고 싶어 한다. 중요한 업무일수록 더욱 그렇다. 이때 필요한 것이 중간보고이다.
중간보고는 상사의 궁금증을 풀어주는 것 말고도 업무진행과정에서
상사의 의견을 반영할 수 있는 좋은 기회이기도 하다.
중간보고도 역시 타이밍이 중요하다. 상사가 묻기 전에 한발 앞서
보고하는 것이 보고의 타이밍이다.
보고는 시기와 장소를 잘 가려서 보고를 해야 효과가 극대화 된다.
될 수 있으면 많은 사람이 모인 회의장소가 효과적이라 하겠다.
그러나 업무결과가 좋지 않은 경우는 보고의 시기와 장소를
잘 선택하는 것이 요령이다. 예를 들면 오전보다는 오후,
사람이 많은 회의장소보다는 개별적으로 보고하는 것이 요령이다.
보고요령은 간결하고 명료한 것이 핵심이다.
간결하고 명료한 보고를 하려면 발표능력을 갖추고 있어야 한다.
발표능력은 듣기, 말하기, 관계능력으로 구분된다.
듣기능력은 경청하는 능력을 말한다. 경청하는 능력이란 듣기를
통하여 상대방의 생각과 의도를 정확히 파악하는 능력이다.
상사의 업무지시부터 잘 듣고 잘 이해해야 상사의 의도에 맞게
업무를 추진할 수 있다.
따라서 듣기능력은 업무수행에 있어 가장 중요한 능력이다.
말하기능력은 가능한 짧고 명확하게 핵심만 말하는 능력을 말한다.
보고내용의 핵심을 정확하고 상세하게 파악하고 있어야
가능한 일이다. 또한 복잡한 상황을 단순하게 정리할 수 있어야
간결하게 말할 수 있다.
관계능력이란 말 그대로 타인과 좋은 관계를 형성하고 유지해 가는
능력을 말한다.
관계능력은 듣기능력과 말하기 능력의 필요조건이라고 할 수 있다.
듣기와 말하기는 소통하는 사람간의 관계에 따라 그 효과가
결정되기 때문이다.
관계가 좋은 사람에게는 기분 좋게 들리는 말도
관계가 좋지 않은 사람에게는 고깝게 들릴 수 있다는 것이다.
직장에서 인간관계를 원만하게 잘 유지해야 하는 중요한 이유가
여기에 있다.
말하기 능력, 듣기능력, 관계능력 등은 반복적 연습을 통하여
향상 시킬 수 있다.
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